Ronny Lam

about://tech

Samenwerken Met Google Apps

Dit artikel is geschreven voor Starters2Meet.

Startende ondernemers en samenwerking

Startende ondernemers en samenwerking zijn twee onderwerpen die hand in hand gaan. We hebben te maken met een flexibilisering van de arbeidsmarkt waarbij bedrijven afslanken en zich richten op hun kerntaken met vast personeel. Steeds meer bedrijven gaan daar een flexibele schil omheen creeren en naar behoefte gebruik maken van competenties die ze op een bepaald moment nodig hebben. Heel veel van die bedrijven maken gebruik van de bijna klassieke Office-tools Word, Excel en Powerpoint aangevuld met Outlook voor mail, agenda en adresboek. Dit maakt het binnen die bedrijven mogelijk om makkelijk informatie met elkaar te delen en samen te werken. Het wordt moeilijker als die bedrijven met de buitenwereld moeten communiceren.

Tools om samen te werken

Startende ondernemers, vaak kleine zelfstandigen, zijn in het gebruik van deze tools vaak niet anders dan de grote bedrijven. Waar deze keine zelfstandigen echter in verschillen is dat zij juist, omdat ze in die flexibele schil zitten, regelmatig met anderen (moeten) samenwerken. Natuurlijk begint zo’n samenwerking met het heen en weer sturen van wat mailtjes en documenten, maar als die samenwerking wat vastere vormen begint aan te nemen is het toch fijn als er een Office-achtige omgeving is. Hier komt Google Apps om de hoek kijken.

Google biedt een combinatie van gMail, Calendar, Docs (voor documenten, rekensheets en presentatie), Websites en Chat (tekst, voice en video) in een suite bij elkaar gebracht en noemt dat Apps. Dat geheel is te gebruiken onder je eigen domeinnaam en tot 50 gebruikers is het ook nog eens gratis.

Google Apps

In de start van mijn eigen onderneming heb ik regelmatig de samenwerking met anderen gezocht. Omdat de meeste mensen daarvan een gMail-account hebben was het erg gemakkelijk om een document of zelfs een map met ze te delen. Ideaal daarbij was dat we beiden, soms tegelijk, aan hetzelfde document konden werken. De versie die ik voor mij had was daarom altijd up-to-date. Ging zo’n samenwerking verder, dan vonden we het vaak makkelijker om daar een apart Google Apps domein voor op te zetten. Het voordeel is dat de samenwerking dan nog makkelijker gaat, maar er ook met een gezicht naar buiten gecommuniceerd kon worden. We hebben daarmee als twee of drie kleine zelfstandigen de beschikking over de tools van een groot bedrijf.

Zelfs de agenda’s kunnen we met elkaar delen en even overleggen verloopt ideaal via Chat.

Altijd en overal

Naast deze voordelen op het vlak van samenwerking zijn er nog een aantal andere voordelen aan het gebruik van Google Apps. Zo kan ik altijd en overal bij mijn mail en documenten. Dat is niet alleen mogelijk vanwege mijn smart- phone, maar ook omdat de informatie in de cloud, op het internet, staat. Als ik maar een computer en internet bij de hand heb kan ik bij mijn informatie. Ik heb er zelfs mijn boekhouding in zitten.

Verder is het met Google Apps erg makkelijk om een website aan te maken waarmee je je bedrijf kunt etaleren, maar je kunt er ook voor kiezen om er een “intranet”-site van te maken en allen te delen met een aantal mensen. Voor het maken van die website is geen speciale kennis nodig, want het maken van een website gaat bij Google hetzelfde als het maken van een document. Zelfs het maken van bijvoorbeeld een inschrijfformulier op je website is erg makkelijk, waarbij de inschrijvingen netjes in een sheet verzameld worden.

Het nieuwe werken nu

Startende ondernemers, die samenwerken waar en wanneer het hen uitkomt zijn de ingredienten voor het nieuwe werken. Ik heb tot nu toe al heel veel mensen kunnen verbazen hoe makkelijk het is om op deze manier niet alleen samen te werken, maar ook de voordelen van Google Apps voor hun eigen onderneming in te zetten.